Fin de temporada para los trabajadores temporales en Canadá: algunos consejos para los empleadores

Septiembre y octubre marcan un punto de inflexión en el ritmo de las empresas estacionales en Canadá. Mientras las hojas caen, los trabajadores extranjeros temporales se preparan para regresar a sus países después de varios meses de trabajo. Para los empleadores, este es el momento crucial en el que una buena organización marca la diferencia entre una transición fluida y un rompecabezas administrativo.

Cerrar bien el ciclo significa anticiparse: evitar costos adicionales, retrasos y malentendidos, asegurando al mismo tiempo que cada trabajador regrese informado, pagado y listo para la siguiente etapa. Con base en nuestra experiencia en el reclutamiento internacional, estos son los principales aspectos a considerar para lograr un cierre de temporada exitoso.

Organizar la transición otoño-invierno

No todos los trabajadores regresan al mismo tiempo: algunos prolongan su estadía hasta el invierno, otros concluyen a finales de octubre. En ambos casos, se necesita un plan claro. Establecer un calendario preciso para cada equipo — con las fechas de fin de contrato, inventario de materiales, devolución de equipos y estado de los alojamientos — ayuda a reducir imprevistos. Una comunicación simple y constante también es esencial: mejor un mensaje corto, claro y enviado en el momento adecuado que una larga serie de recordatorios dispersos.

Antes de cada salida, los expedientes administrativos deben estar actualizados. Asegúrese de que cada documento importante — permiso de trabajo, NAS, pasaporte, seguros, información bancaria— esté digitalizado, archivado y compartido con las partes correspondientes.

El otoño: temporada de transición y adaptación

El paso a la temporada fría suele tomar por sorpresa. Las temperaturas bajan, la luz disminuye y los riesgos en los lugares de trabajo aumentan. Un equipo adecuado —guantes impermeables, abrigos cortaviento, botas antideslizantes— es necesario hasta el último día. Ajustar los horarios y prever pausas más frecuentes en espacios calefaccionados contribuye a mantener la seguridad y la motivación de los equipos.

Los desplazamientos también requieren atención especial. Las primeras lluvias heladas pueden retrasar el transporte y aumentar el riesgo de accidentes. Prever márgenes de seguridad y protocolos claros en caso de retrasos es una medida simple pero frecuentemente olvidada.

Preparar los viajes de regreso

Uno de los puntos más delicados sigue siendo la organización de los vuelos de regreso. Comprar boletos a última hora o ignorar restricciones de visa puede generar costos muy altos. Siempre es preferible adquirir los boletos con anticipación, incluyendo equipaje y condiciones flexibles, especialmente porque muchos trabajadores regresan con materiales, ropa o regalos.

Cada empleador debe asegurarse de que los trabajadores conozcan las políticas de equipaje de la aerolínea y que las escalas respeten los requisitos relacionados con su nacionalidad. Una conexión mal planificada puede implicar un rechazo de embarque. Para los vuelos desde Montreal, se recomienda llegar al aeropuerto con varias horas de antelación, considerando las obras en curso y el tráfico intenso.

Documentos, pago e impuestos: las obligaciones clave

Un cierre de temporada bien gestionado también implica rigor administrativo. Todos los documentos importantes —pasaporte, NAS, permiso de trabajo, comprobantes de seguro— deben conservarse en copias digitales seguras.

En el aspecto financiero, el empleador está obligado a pagar, antes del regreso, todas las horas trabajadas y la indemnización de vacaciones acumulada. Implementar una nómina especial de “fin de temporada” evita transferencias complicadas después del retorno. Se recomiendan las transferencias bancarias: los cheques pueden bloquearse o resultar difíciles de cobrar desde el extranjero.

En cuanto a los impuestos, lo mejor es anticiparse. Los formularios T4 (y Relevé 1 en Quebec) deben entregarse antes de finales de febrero, pero la información debe prepararse antes del regreso. Determinar con anticipación si los trabajadores recurrirán a un contador o servicio externo facilita la comunicación y evita prisas de última hora.

También es esencial recordar a los trabajadores mantener su cuenta bancaria canadiense activa hasta recibir los últimos pagos o reembolsos de impuestos. Cerrar la cuenta antes de tiempo puede bloquear estos depósitos y complicar los trámites.

Cerrar la temporada con serenidad

El éxito de una temporada no se mide solo por la cantidad de contratos finalizados, sino también por la tranquilidad de quienes se van y de quienes los emplean. Un regreso bien organizado garantiza no solo el cumplimiento de las obligaciones legales, sino también la lealtad y confianza de los equipos para las próximas temporadas.

Existen además otros aspectos a los que conviene prestar atención al finalizar la temporada: la coordinación logística, la gestión de seguros o el seguimiento de la comunicación posterior. Por eso, es fundamental contar con el acompañamiento adecuado en este momento clave, tanto para sus trabajadores como para su empresa. Un cierre de temporada exitoso siempre es el resultado de una planificación bien estructurada y un acompañamiento atento.