Fin de saison pour les travailleurs saisonniers au Canada : quelques conseils pour les employeurs

Septembre et octobre marquent un tournant dans le rythme des entreprises saisonnières au Canada. Tandis que les feuilles tombent, les travailleurs étrangers temporaires se préparent à rentrer chez eux après plusieurs mois d’efforts. Pour les employeurs, c’est un moment crucial où la bonne organisation fait toute la différence entre une transition fluide et un casse-tête administratif.

Bien fermer le cycle signifie anticiper : éviter les coûts additionnels, les retards et les malentendus, tout en s’assurant que chaque travailleur rentre informé, payé et prêt pour la suite. À partir de notre expérience dans le recrutement international, voici les principaux aspects à considérer pour une fin de saison réussie

Organiser la transition automne-hiver

Tous les travailleurs ne rentrent pas au même moment : certains prolongent jusqu’à l’hiver, d’autres terminent à la fin octobre. Dans les deux cas, il faut un plan clair. Établir un calendrier précis pour chaque équipe, avec les dates de fin de contrat, l’inventaire du matériel, la remise d’équipements et l’état des logements, permet de réduire les imprévus. Une communication simple et répétée est aussi essentielle : mieux vaut un message court, précis et envoyé au bon moment qu’une longue série de rappels dispersés.

Avant tout départ, les dossiers administratifs doivent être à jour. Assurez-vous que chaque document important (permis de travail, NAS, passeport, assurances, coordonnées bancaires) soient numérisés, classés et partagés avec les parties concernées

L’automne : saison de transition et d’adaptation

Le passage à la saison froide surprend souvent. Les températures baissent, la lumière diminue et les risques sur les chantiers augmentent. Un équipement adapté (gants imperméables, manteaux coupe-vent, bottes antidérapantes) reste nécessaire jusqu’au dernier jour. Adapter les horaires et prévoir des pauses plus fréquentes dans des espaces chauffés contribue à préserver la sécurité et la motivation des équipes.

Les déplacements demandent aussi une attention particulière. Les premières pluies verglaçantes ralentissent le transport, et le risque d’accidents augmente. Prévoir des marges de sécurité pour les trajets et des protocoles clairs en cas de retard est une mesure simple, mais souvent négligée.

Préparer les voyages de retour

L’un des points les plus sensibles demeure l’organisation des vols de retour. Acheter un billet à la dernière minute ou ignorer les restrictions de visa peut entraîner des coûts exorbitants. Il est toujours préférable d’acheter les billets tôt, avec bagage inclus et conditions flexibles, surtout si plusieurs travailleurs repartent avec du matériel, des vêtements ou des cadeaux.

Chaque employeur devrait s’assurer que les travailleurs connaissent les politiques de bagages de la compagnie aérienne et que les escales prévues respectent les exigences liées à leur nationalité. Un transit mal choisi peut parfois signifier un refus d’embarquement. Pour les vols au départ de Montréal, il est fortement recommandé d’arriver à l’aéroport plusieurs heures à l’avance, compte tenu des travaux en cours et du trafic plus dense.

Documents, paie et impôts : les obligations clés

Une fin de saison bien gérée passe aussi par une rigueur administrative. Tous les documents importants (passeport, NAS, permis de travail, preuves d’assurance) doivent être conservés en copie numérique sécurisée.

Du côté financier, l’employeur a l’obligation de verser, avant le départ, toutes les heures travaillées ainsi que l’indemnité de vacances accumulée. Mettre en place une paie spéciale « fin de saison » permet d’éviter les transferts complexes après le retour. Les virements bancaires sont à privilégier : les chèques peuvent être bloqués ou difficiles à encaisser depuis l’étranger.

Pour la fiscalité, mieux vaut s’y prendre dès maintenant. Les formulaires T4 (et Relevé 1 au Québec) doivent être transmis avant la fin février, mais les informations doivent être prêtes avant le départ. Déterminer à l’avance si les travailleurs feront appel à un comptable recommandé ou à un service externe facilite la communication et évite la course contre la montre.

Il est aussi essentiel de rappeler aux travailleurs de garder leur compte bancaire canadien actif jusqu’à la réception des derniers paiements ou remboursements d’impôt. La fermeture prématurée d’un compte peut bloquer ces transferts et compliquer les démarches.

Clore la saison en toute sérénité

La réussite d’une fin de saison ne se mesure pas seulement au nombre de contrats terminés, mais aussi à la tranquillité d’esprit de ceux qui partent, et de ceux qui les emploient. Un retour bien organisé garantit non seulement le respect des obligations légales, mais aussi la fidélité et la confiance des équipes pour les saisons à venir.

Il existe par ailleurs plusieurs autres aspects auxquels il faut prêter attention lors du départ des travailleurs, qu’il s’agisse de la coordination logistique, de la gestion des assurances ou du suivi des communications post-saison. C’est pourquoi il est essentiel de bien s’entourer dans ce moment crucial, pour vos travailleurs comme pour votre entreprise. Une fin de saison réussie est toujours le fruit d’un accompagnement attentif et d’une planification bien menée